Cómo implementar herramientas de control horario a los teletrabajadores

El teletrabajo se ha convertido en una modalidad de trabajo a la que se acogen cada vez más empleados. Este tiene la ventaja de permitir horarios más flexibles y puedes realizar tus labores desde casa o cualquier otro lugar, contribuyendo a la conciliación entre la vida familiar y laboral.

Muchas empresas han encontrado en el teletrabajo una vía para responder a los retos que se plantearon durante la pandemia del COVID-19. Asimismo, se ha visto que muchos trabajadores prefieren esta forma de trabajo porque les permite desarrollar otras actividades.

No obstante, uno de los retos del teletrabajo es contar con las herramientas adecuadas para hacer un control horario efectivo. Las formas tradicionales como el marcaje de tarjetas electrónicas o firma de planillas físicas no son factibles, por lo que se deben utilizar otros mecanismos que permiten cumplir con la legislación laboral y verificar el tiempo de trabajo de los empleados.

Herramientas útiles para el control horario de teletrabajadores

Según la legislación laboral española, las empresas tienen la obligación de llevar el registro del control horario de sus trabajadores. Este registro se debe guardar al menos por cuatro años y los empleados deben tener acceso al mismo.

Con la implementación del teletrabajo, se hace necesario contar con herramientas que permitan llevar este registro a distancia. Algunas de las más comunes utilizadas para esto, son:

Hojas Excel

Esta es la forma más sencilla y económica de llevar el control horario, no requiere instalaciones especiales ni un conocimiento previo para manejarla. El inconveniente de este sistema es que al ser declarativo, se presta a falsificaciones y no se puede integrar a otras funciones de la empresa.

Para utilizar esta herramienta en el teletrabajo, la mejor forma de hacerlo es con una carpeta compartida en la nube, como por ejemplo, Google Drive. En esta, se le da acceso al trabajador para que registre su horario de inicio de labores así como el cese de las mismas.

Este tipo de control horario es poco eficiente porque se debe invertir mucho tiempo para la contabilización y comprobación de las horas trabajadas. Además, la información no está fácilmente disponible para generar estadísticas de interés y se dificulta la gestión de horas extras y vacaciones.

Registro biométrico

En este caso se puede incorporar un programa que utiliza rasgos físicos del empleado para reconocerlo y comenzar el registro de las horas de trabajo. Se pueden usar características como el iris del ojo, huellas dactilares, reconocimiento de voz y hasta patrón de venas de la mano.

Debes tomar en cuenta que requieres la autorización expresa del trabajador para tener acceso a sus características físicas. Esto porque la Agencia Española de Protección de Datos (AEDP) considera que son de carácter totalmente personal.

Por otra parte, este tipo de registros suele ser bastante costoso por el tipo de tecnología que se utiliza y su implementación puede ser compleja. Además, no facilitan el uso de los datos para planificar vacaciones o realizar informes con la estadística de la actividad laboral de los empleados.

Aplicaciones para teléfonos móviles

Estos programas se descargan directamente en el Smartphone del empleado y le permiten fichar desde cualquier lugar en el que se encuentre. Debido a que trabaja con un sistema de geolocalización, es posible llevar control del lugar en que se encuentra el trabajador durante su jornada laboral.

Estas aplicaciones son muy sencillas de instalar y utilizar, además de permitir gestionar distintos datos que luego servirán para realizar la estadística de asistencia. Asimismo, se pueden configurar de forma personalizada según el tipo de horario que tiene cada trabajador.

Otras funciones que pueden ofrecer estas aplicaciones, son la gestión de permisos de trabajo, los cuales pueden ser autorizados de forma remota por los responsables. También es posible planificar notificaciones y alertas, teniendo los empleados la posibilidad de chequear su control horario en todo momento.

Software de control horario

Esta es indudablemente la solución más integral al momento de llevar el registro de control horario para los teletrabajadores. Este tipo de herramienta suele tener distintos módulos en los que puedes gestionar una gran cantidad de datos y hacer planificaciones.

Estos programas se pueden utilizar desde cualquier dispositivo electrónico y tienes la posibilidad de conectarlos a registros biométricos. Te permiten personalizar diversos aspectos como las políticas de la empresa en cuanto el registro de las entradas y salidas, horas extras, descansos, turnos y otros.

Entre alguno de los módulos que ofrecen está un portal para el empleado en el que se hacen solicitud de vacaciones y permisos. Además, es posible programarlo para que reciban notificaciones de eventos y alertas sobre retrasos en el horario o cualquier otro.

Como podemos ver, esta es una de las herramientas de control horario más útiles e integrada que existe. Con esta puedes hacer informes individuales de cada empleado para estimar si ha cumplido adecuadamente con sus jornadas y hacer un reconocimiento o aplicar correctivos según sea el caso.

También facilita procesar una gran cantidad de información para generar informes sobre el absentismo laboral individual o de la empresa. Igualmente, facilita todo lo referente a la gestión de turnos de trabajo así como cálculo de horas extra y planificación de vacaciones del personal.

¿Qué beneficios aporta utilizar una herramienta de control horario?

El control horario es una obligación que deben cumplir las empresas, pero además el uso de estas herramientas pueden facilitar la gestión del departamento de Recursos Humanos. Entre algunos de los beneficios de utilizar, destacan las siguientes:

Se agilizan los procesos

Esta es probablemente una de las mayores ventajas de utilizar estas herramientas, particularmente los sistemas polivalentes. La gestión de todo lo referente a la jornada de los trabajadores es mucho más sencilla, como organizar turnos de trabajo o definir vacaciones sin afectar la productividad de la empresa.

En el caso de utilizar un software de control horario o una aplicación, es mucho más sencillo generar informes sobre la jornada laboral de los trabajadores. Esta información se podrá utilizar en la toma de decisiones de la empresa en diferentes ámbitos.

Facilidad en la gestión del teletrabajo

Estos diferentes programas o herramientas permiten planificar mejor las actividades de los teletrabajadores y definir su horario. Las mismas se pueden combinar con otros programas que permitan establecer metas y tareas a realizar y llevar un control más eficiente de las mismas.

Permite hacer evaluaciones más objetivas del personal

Con estos recursos, el departamento de Recursos Humanos cuenta con información objetiva para estimar el rendimiento del teletrabajador. Se puede determinar si cumple con la jornada establecida y está siendo eficiente en el cumplimiento de sus funciones.

Además, se pueden combinar los datos obtenidos con los programas para evaluación del desempeño de los empleados. Así, será mucho más fácil determinar si durante su horario de trabajo, la persona está alcanzando los objetivos establecidos de forma eficiente.

Sirven como un mecanismo para el reconocimiento laboral

Con este tipo de herramientas se lleva un control bastante exacto del tiempo que el teletrabajador dedica en el cumplimiento de sus funciones. Asimismo, se pueden calcular de forma más precisa las horas extras que han sido autorizadas.

Esta información también permite construir un mapa de talento en la empresa, ya que dan indicativo del rendimiento de los empleados. Además, pueden contribuir a definir cómo responden a la presión y establecer un mejor plan de formación y desarrollo profesional de cada uno.